DIRECTIVES FINANCIERES APPLICABLES AUX PROJETS DU FONDS DE L’OIM POUR LE DEVELOPPEMENT 2020

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I. GENERALITES

  1. Le budget des projets financés par le Fonds de l’OIM pour le développement (ci-après le « Fonds » ou l’« IDF ») doit contenir des éléments d’information et d’analyse suffisants pour permettre de mener à bien les processus d’approbation, de planification, de mise en œuvre et d’évaluation. En conséquence, il devra : 

    (i)    Être conforme à la section « Activités, produits et effets directs » de la matrice du projet figurant dans le document descriptif de la proposition. 

    (ii)    Être conforme aux hypothèses du projet et aux produits ciblés sous l’angle de la quantité et du type de produits (par exemple, nombre de consultants, de formations et d’ateliers, nombre d’exemplaires du rapport, nombre d’heures d’étude, etc.). 

    (iii)    Être fondé sur les politiques existantes de l’OIM et ses normes relatives à l’établissement des coûts (par exemple, salaires, indemnités de subsistance, allocations journalières, etc.) et conforme aux pratiques exemplaires suivies sur les marchés nationaux et régionaux. 

    (iv)    Indiquer clairement comment les coûts ont été calculés. 
     

  2. Les coûts d’élaboration des propositions ne devront pas figurer dans le budget.
     
  3. Le budget sera établi et présenté à l’aide du modèle de budget de projet du Fonds de l’OIM pour le développement1, et sera exprimé en dollars E.-U.2 
     
  4. Le budget sera présenté en même temps que le descriptif de la proposition de projet.
     
  5. Le Fonds de l’OIM pour le développement ne formulera de recommandation au Directeur général quant à l’approbation du financement que lorsque tous les éléments justificatifs et autres précisions concernant le budget auront été communiqués et acceptés par le Fonds de l’OIM pour le développement lors de la vérification finale, en concertation avec le bureau extérieur et le bureau régional de l’OIM compétents. 
     
  6. Le budget n’indiquera que les lignes budgétaires financées par les crédits du Fonds de l’OIM pour le développement. Les montants de cofinancement ou de financement conjoint ne figureront pas dans le budget du Fonds de l’OIM pour le développement. Aucune contribution de donateur additionnelle ne sera portée au crédit du code de projet du Fonds durant la mise en œuvre du projet, ni aucune dépense imputée sur de telles contributions. 

II. Structure du budget et catégories de lignes budgétaires

  1. Pour chaque ligne budgétaire, une description claire et précise des coûts sera donnée (par exemple, salaires du personnel de l’OIM, locaux, collations, subsistance, déplacements et allocation journalière de subsistance, matériels de formation, dépenses d’impression, coûts liés aux visites sur le terrain, consultants, type d’équipement, etc.), de même que le coût unitaire et la quantité. 
     
  2. Éviter d’indiquer des sommes forfaitaires ou de donner une description imprécise des lignes budgétaires – des précisions et une révision seront demandées si celles ci figurent dans le budget proposé.
     
  3. Les budgets du Fonds de l’OIM pour le développement ne sont pas assujettis à la commission pour frais généraux. 
  4. Les budgets de projet du Fonds de l’OIM pour le développement s’articulent autour de trois grandes catégories de dépenses : les dépenses de personnel, les dépenses administratives et les dépenses de fonctionnement. Il y a lieu de se conformer aux prescriptions suivantes :  

    Dépenses administratives et de personnel 

    i)   Le montant total des dépenses administratives et de personnel ne doit pas excéder 30 % du budget total.

    ii)    Les dépenses de personnel admissibles doivent comprendre uniquement la part (en pourcentage) imputée sur le budget du projet qui a été approuvée. Par exemple, dans le cas d’un poste d’administrateur de projet budgétisé à 50 %, les dépenses relatives au salaire et aux prestations supportées par le projet représenteront 50 % des dépenses effectives. Aucune dépense afférente au personnel de l’OIM ne sera budgétisée dans la catégorie des dépenses de fonctionnement ni imputée sur cette catégorie (y compris les coûts internes et le personnel contractuel payé à l’heure)3. Les bureaux de l’OIM chargés de l’exécution des projets surveilleront attentivement les frais comptabilisés par d’autres bureaux, pour s’assurer qu’ils se conforment à ces prescriptions.

    iii)    Les dépenses administratives et de personnel complémentaires de l’OIM concernant un autre bureau extérieur de l’OIM qui apporte son appui (activités au titre d’une visite d’étude, par exemple) peuvent être imputées sur le budget du projet, sous la rubrique Dépenses administratives ou de personnel, et budgétisées au stade de la proposition de projet.

    iv)    Un pourcentage des dépenses de fonctionnement du bureau de l’OIM pourra être inscrit au budget du projet sous « Dépenses administratives ».

    v)    Les dépenses destinées au renforcement des capacités du personnel de l’OIM (formation et perfectionnement) ne peuvent être inscrites au budget du projet du Fonds de l’OIM pour le développement sous la rubrique des dépenses administratives et de personnel, ni être imputées sur les lignes budgétaires du projet afférentes aux dépenses de fonctionnement. 

    Dépenses de fonctionnement

    vi)    Les lignes budgétaires afférentes aux dépenses de fonctionnement seront regroupées conformément aux produits directs figurant dans la matrice du projet (par exemple, Produit 1, visite d’étude de cinq fonctionnaires, coût total des locaux, coût total des matériels, mise en forme, traduction, etc.), et chacune d’elle devra correspondre au coût de l’activité au titre de chaque produit (à l’exception des activités n’occasionnant aucun coût). Cinq pour cent (5 %) du budget opérationnel peuvent être alloués à des consultations avec les parties prenantes lors de la phase initiale du projet. 

    vii)    Les dépenses de fonctionnement imputées au projet doivent correspondre dans une certaine mesure aux lignes budgétaires y afférentes qui sont détaillées dans le budget. Toute modification des activités opérationnelles ou toute autre dépense imputée au projet doit être approuvée au préalable par le Fonds de l’OIM pour le développement.

    viii)    Les dépenses de déplacement et de subsistance du personnel de l’OIM inscrites dans la ligne budgétaire des dépenses de fonctionnement doivent avoir un lien direct avec une activité de projet précise. Les dépenses de déplacement et de subsistance afférentes à des activités générales ou régulières de surveillance menées par le personnel du bureau régional ou par les bureaux d’exécution seront couvertes par le budget des dépenses administratives.

    ix)    En ce qui concerne les dépenses de déplacement du personnel de l’OIM, aucun vol en classe affaires ne peut être imputé sur un projet du Fonds de l’OIM pour le développement, quel qu’il soit, sauf s’il est approuvé par le Directeur général.  

    x)    Le Fonds peut exiger un rapport de mission pour tout déplacement officiel effectué par des experts de l’OIM du Siège ou des bureaux régionaux et imputé à un projet du Fonds de l’OIM pour le développement. Un tel déplacement doit être justifié et présenter une utilité pour les activités du projet.

    xi)    Le Fonds peut exiger une copie des contrats pour les dépenses de consultant imputées sur les lignes budgétaires afférentes aux dépenses de fonctionnement du projet, pour s’assurer que le consultant a été recruté afin de répondre aux besoins opérationnels du projet.

    xii)    Les actifs imputés sur les lignes budgétaires afférentes aux dépenses de fonctionnement pour le bénéficiaire doivent être restitués au gouvernement et une copie de l’acte de donation signé est requise. Le personnel chargé des programmes doit se concerter avec les membres du personnel chargés du retrait des actifs au moment de la préparation d’un acte de donation afin d’identifier la fiche d’immobilisation et sa description pour remplir l’acte de donation. Pour de plus amples informations sur les actifs destinés aux bénéficiaires, voir l’alerte no 7/2016 d’ACO et le module E (Assets and Leases) de l’instruction IN/267 relative aux règles et procédures de gestion financière (« Financial Management Rules and Procedures (FMRP) »), élaborée par la Division de la comptabilité (ACO).

    xiii)    Si un soutien est fourni par des partenaires sans coût pour le projet, une note ou une déclaration devront figurer dans le budget, en face de l’activité correspondante.

    xiv)        Des lignes budgétaires pour l’évaluation a posteriori doivent figurer dans la partie opérationnelle du budget. L’évaluation a posteriori est réalisée entre 6 et 12 mois après l’achèvement du projet, en coordination avec l’unité de suivi et d’évaluation du bureau régional. Cinq pour cent (5 %) du budget total doivent être réservés pour l’évaluation a posteriori. 

III. Budget dans PRISM et activation du projet 

  1. Lorsque l’intégralité de la demande concernant un projet a été approuvée, l’Unité d’administration du Fonds de l’OIM pour le développement envoie une notification officielle et demande que soit créé un nouveau code de projet dans PRISM.

  2. Dans un premier temps, il y a lieu de transmettre le formulaire de demande d’activation de projet (PARF) et le dossier de budgétisation des nouveaux projets (BNP) à l’Unité chargée des identifiants de projet (PROJECT ID), en mettant le Fonds de l’OIM pour le développement en copie. Les modèles de budget de projet standard de l’OIM (protection et assistance aux migrants vulnérables (PX), migration de main-d’œuvre (LM), immigration et frontières (IB), soutien en matière de gestion des migrations (MS), développement communautaire et économique (CD), intégration de la migration dans les stratégies de développement (MD), aide au retour et à la réintégration apportée aux migrants et aux gouvernements (RR), etc.) seront utilisés pour créer la structure WBS dans PRISM. Il y a lieu de tenir compte des considérations ci-après au moment de remplir les formulaires PARF et BNP : 

    (i)    Dans le formulaire PARF, il y a lieu de veiller à fixer une date de début réaliste (à laquelle tout le personnel et tous les consultants requis sont à disposition et les activités de projet prêtes pour être mises en œuvre), pour éviter de devoir revoir la durée du projet.

    (ii)    Le Fonds de l’OIM pour le développement présume que les projets démarrent dans les deux mois suivant la notification. Le bureau de l’OIM chargé de la gestion du projet se mettra immédiatement en relation avec l’Unité d’administration du Fonds de l’OIM pour le développement si le projet doit débuter à une date ultérieure.

    (iii)    Les formulaires BNP et PARF sont traités après réception. Dans le dossier BNP, la description de chacun des cinq niveaux du WBS devra être en accord avec le descriptif des coûts (consultant, impression de la documentation, visite d’étude dans un pays donné, etc.) correspondant aux différentes lignes budgétaires du budget approuvé. De plus amples informations sur la ligne budgétaire sont ainsi données, en sus du montant en dollars.

    (iv)    Les lignes budgétaires seront systématiquement ordonnées et regroupées selon les grandes catégories budgétaires du Fonds de l’OIM pour le développement (dépenses de personnel, dépenses administratives et dépenses de fonctionnement). Dans la catégorie des dépenses de fonctionnement, les lignes budgétaires seront regroupées selon les produits indiqués dans le budget. Les programmes parrainés spéciaux (SSP) seront saisis manuellement dans le module budgétaire de PRIMA for ALL et signalés dans le dossier BNP.

IV. Utilisation des lignes budgétaires durant la mise en œuvre du projet

  1. Durant la mise en œuvre du projet, veiller à garder à l’esprit les dispositions énoncées au point 10 supra, pour garantir le respect des prescriptions du Fonds de l’OIM pour le développement.

  2. Veiller à utiliser correctement les lignes budgétaires du WBS afférentes aux dépenses de personnel, aux dépenses administratives et aux dépenses opérationnelles, en leur imputant les coûts indiqués pour chacune d’elles. Les coûts imputés sur une mauvaise ligne budgétaire sans justification ou pour des raisons obscures (par ex., transfert de dépenses depuis un autre code de projet) devront être retirés du projet ou réaffectés à la ligne budgétaire appropriée par l’unité du bureau extérieur chargée des finances ou par l’unité régionale de la gestion des ressources. 

  3. Les manifestations d’envergure mondiale de l’OIM, telles que la Journée des migrants ou des grandes réunions, ne peuvent être financées par le budget d’un projet du Fonds de l’OIM pour le développement. Les dépenses afférentes à de telles manifestations ne peuvent pas non plus être mises sur le compte d’un projet du Fonds. Pour obtenir un financement par les RSO, une demande doit être faite au Département de la gestion des ressources (DRM).

  4. Parfois, les crédits du Fonds de l’OIM pour le développement sont utilisés pour cofinancer un projet de la CE ou un projet financé par un autre donateur. Si des crédits du Fonds ont été alloués à la même activité et aux mêmes lignes budgétaires que dans le budget de la CE ou d’un autre donateur, ils seront présentés sous « Cofinancement ». Cependant, l’utilisation de crédits du Fonds aux fins de cofinancement est soumise à approbation. Les coûts seront inscrits au compte du code de projet du Fonds pour faciliter la surveillance et l’établissement de rapports par le Fonds. Les dépenses du Fonds remplissant les conditions requises pour un cofinancement (et qui relèvent de lignes budgétaires particulières du projet cofinancé) sont ensuite consolidées aux fins d’établissement des rapports à la CE ou à un autre donateur. Il importe que les rapports sur les projets du Fonds de l’OIM pour le développement indiquent clairement que les crédits sont aussi présentés sous « Cofinancement ».

V. Révisions budgétaires et révisions de la durée du projet 

  1. Pour chaque ligne budgétaire, les dépenses de projet seront surveillées par l’unité chargée des finances des projets. Tout changement important apporté à un budget pendant la mise en œuvre d’un projet devra être expliqué et coordonné avec le Fonds en temps voulu. L’administrateur de projet devra communiquer les changements proposés à l’Unité d’administration du Fonds de l’OIM pour le développement en utilisant le formulaire de suivi et de révision budgétaire4.

  2. Le bureau extérieur a la faculté de surcharger une ligne budgétaire afférente aux dépenses administratives ou de personnel en utilisant les crédits non utilisés/économies provenant d’une autre ligne budgétaire afférente aux dépenses administratives et de personnel. Si le budget total approuvé des dépenses administratives et de personnel représente moins de 30 % du budget global, un dépassement de plus de 10 % du budget total des dépenses administratives et de personnel exige que la révision du budget soit approuvée. Il convient toutefois de garder à l’esprit que le budget total des dépenses administratives et de personnel qui peut être approuvé ne doit pas représenter plus de 30 % du budget global.

  3. Le bureau extérieur a la faculté de surcharger de 30 % chaque ligne budgétaire afférente aux dépenses de fonctionnement. Cependant, la surcharge par produit ne doit pas dépasser 10 % du budget total par groupe de produits. Si le bureau extérieur utilise les crédits non utilisés/économies provenant d’un autre groupe de produits pour un montant supérieur à 10 %, il faut que la révision du budget soit approuvée.

  4. Si une demande de révision de la durée du projet est présentée, celle-ci doit être soumise dans les meilleurs délais et au plus tard un mois avant la date d’achèvement du projet convenue en dernier lieu, aux fins d’évaluation et d’approbation par le bureau régional et le Fonds de l’OIM pour le développement. Le budget est lui aussi réexaminé, et une révision budgétaire est ajoutée à la demande, s’il y a lieu. Lorsqu’un projet doit être prolongé de plus de 3 mois, un formulaire de suivi et de révision budgétaires devra être soumis.

  5. Une fois approuvée, une révision budgétaire nécessitera de modifier le dossier BNP et de le retélécharger – il appartient au bureau d’exécution de l’OIM de communiquer un dossier BNP actualisé au Fonds de l’OIM pour le développement et à l’Unité d’appui budgétaire de Manille (MBS). 

VI. Rapports financiers et examen des projets

  1. Le rapport financier est soumis au Fonds pour un premier examen (avant l’examen effectué par RAS) avec, en copie, l’unité RAS compétente, le RLPO ou l’examinateur de rapport désigné du bureau régional. Au moment de soumettre un rapport financier, il y a lieu de compléter une liste de vérification concernant les rapports financiers5. Une fois que le Fonds a approuvé le rapport financier, il le transmet à RAS pour examen final et approbation.

  2. Dans le cas des projets d’une durée de 12 mois et plus (prolongements compris), un rapport financier intérimaire portant sur le montant cumulé des dépenses doit être établi tous les six mois (il doit être remis dans les six semaines suivant la période sur laquelle porte le rapport intérimaire) à l’aide des modèles correspondants établis par le Fonds de l’OIM pour le développement, et un rapport financier final dans les trois mois suivant l’achèvement du projet. Les projets d’une durée inférieure à 12 mois ne doivent faire l’objet d’un rapport intérimaire que s’ils sont prolongés et couvrent au total une période de 12 mois ou plus, si les administrateurs du Fonds le jugent nécessaire.

  3. Les rapports financiers doivent faire état des dépenses de fonctionnement ventilées par produits opérationnels, afin de concorder avec les catégories budgétaires du budget initial ou du budget révisé et approuvé.

  4. Le Fonds de l’OIM pour le développement soumet ses projets à des examens et à un suivi. Pour des raisons de vérification, il est important que l’administrateur de projet ou le bureau gestionnaire veille à ce que le rapport financier soit exact et présenté dans les délais.

VII. Achèvement et solde du projet 

  1. Après l’achèvement du projet, tout solde positif sera récupéré par le Fonds pour être réaffecté. 

  2. Un solde négatif à l’achèvement du projet ne sera pas compensé par le Fonds – le bureau d’exécution de l’OIM devra, en concertation avec le bureau régional, trouver d’autres sources pour couvrir le déficit dans les meilleurs délais. 

  3. Veiller à saisir en temps voulu toutes les dépenses admissibles dans PRISM car le code de projet est susceptible d’être bloqué et aucune imputation ne sera plus possible pendant le processus de clôture du projet.

VIII. Évaluation a posteriori 

  1. Aux derniers stades de la mise en œuvre du projet, l’évaluation a posteriori est coordonnée par le bureau extérieur chargé de la gestion du projet avec le Fonds de l’OIM pour le développement.

  2. L’enveloppe budgétaire pour l’évaluation a posteriori doit encore être disponible ou inutilisée, et la date prévue pour l’évaluation est confirmée.

  3. L’évaluation est réalisée entre 6 et 8 mois après l’achèvement du projet. Le budget de l’évaluation est transféré vers le code IDF de l’évaluation au moment de la clôture du code de projet principal, lorsque RAS approuve le rapport financier final.

  4. Dès que la période d’évaluation est confirmée, le bureau extérieur de l’OIM reçoit un code WBS issu du code IDF de l’évaluation.

  5. Seules les dépenses engagées pour l’évaluation a posteriori doivent être imputées audit code WBS, qui sera clos une fois l’évaluation achevée.

  6. Le Fonds de l’OIM pour le développement demandera une confirmation que l’évaluation a été réalisée un mois après la date d’évaluation confirmée.

  7. Tout solde restant du budget de l’évaluation sera reporté pour de futures évaluations de projet thématiques et régionales du Fonds de l’OIM pour le développement.

 


1 https://developmentfund.iom.int/fr/modèles

2 En cas de cofinancement dans une monnaie différente, le montant correspondant est converti en dollars É. U. en application du taux de change de l’OIM en vigueur à la date de la soumission de la proposition de projet.

3 Sauf s’il y a eu coordination préalable avec le Fonds de l’OIM pour le développement et que celui-ci a donné son accord, dans les cas où un membre du personnel de l’OIM, et non un consultant, est sollicité pour fournir une expertise technique en vue de l’obtention d’un produit précis

4 https://developmentfund.iom.int/fr/modèles – Le formulaire de suivi et de révision budgétaires du Fonds de l’OIM pour le développement
  
5 https://developmentfund.iom.int/fr/modèles – Le formulaire de suivi et de révision budgétaires du Fonds de l’OIM pour le développement

 

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